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Charte

1 CHARTE

1.1 Le nom corporatif de l’Association est : Association Lac Châteauvert (Révisé en 2021)

1.2 Siège social : Le siège social de l’association est situé à l’adresse civique du président de l’association en poste.

1.3 Conseil d’administration : Est composé d’administrateurs, d’un président, d’un vice-président, d’un trésorier et un/e secrétaire, d’un directeur de projet et d’un directeur des communications. Le nombre d’administrateurs est aléatoire et à la discrétion du conseil.

1.4 But : Le but premier de l’Association est l’amélioration des chemins forestiers mentionnés au (2.2) permettant à nos membres de se rendre à leur chalet en toute sécurité.

1.4. a) Représenter ses membres auprès des autorités.

1.5 Composition. L’Association lac Châteauvert regroupe un ensemble de villégiateurs qui résident de façon saisonnière sur le territoire désigné (Voir 1.7)

1.6 Villégiateur, on entend toute personne résidant en zone de villégiature forestière sur ledit territoire de l’Association Lac Chateauvert.

1.7 Carte géographique du territoire de l’association du Lac Châteauvert (Annexe A)

 

2. Membre de l’Association

2.1 Toute personne âgée de 18 ans ou plus possédant un bail de terrain et /ou une propriété et/ou visiteurs sur le territoire de l’Association Lac Chateauvert peut devenir membre de l’association. (Voir 1.7)

2.2 Vote : seuls les membres en règle ou une personne désignée avec procuration peuvent exercer leur droit de vote durant l’assemblée générale annuelle (Limite d’un membre par bail).

2.3 Adresse du membre : Un membre doit fournir à l’Association s’il le désire une adresse à laquelle lui sont expédiés les avis qui lui sont destinés.

2.4 Honoraire : Aucun membre ou administrateur ne sera nommé membre honoraire de l’Association.

2.5 Cotisation annuelle : Tous les membres doivent payer une cotisation annuelle dont le montant est déterminé par le conseil d’administration lors de l’assemblée annuelle.

• 2.5. a) Date de paiement: La cotisation doit être payée avant le 15 juillet de l’année en cours.

• 2.5. b) À qui : Il aura trois façons : au trésorier, par la poste ou par virement Interac.

2.6 Le montant de la cotisation : est fixé sur la proposition de l’assemblée générale selon les informations (ex. : prix des fournisseurs) que le comité a en main lors de cette même assemblée.  Dans le cas où certaines informations ne seraient pas disponibles lors de l’assemblée, un montant sera fixé sur les informations de l’année précédente et pourra être modifié s’il y a des changements dans les prix de nos fournisseurs.  Dans ce dernier cas, les membres seront avisés sur notre page Facebook et notre site Web de ce changement, et ce avant la demande de cotisation annuelle.2.8 Inscription : La feuille d’inscription, signée, fera foi de reçu et de document officiel prouvant l’adhésion du membre.

2.7 Exclusion : sera exclue de l’Association toute personne travaillant contre les buts de cette dernière, nuisant de quelque façon à son avancement ou ne respectant pas les règlements adoptés à la majorité.

 

3 Assemblée générale annuelle

3.1 Assemblée générale annuelle : une assemblée générale aura lieu chaque année selon les modalités définies par le président.

3.2 Le conseil d’administration en place avise les membres de l’association, au moins 30 jours avant la date prévue pour le lieu, la date et l’heure de l’assemblée.

3.3 Objet de cette assemblée, il y sera présenté un rapport des activités de l’année incluant les projets à venir, de même que le bilan financier de l’année ou un sommaire des résultats en attente des états financiers de fin d’exercice.

3.4 Assemblé Général Spéciale : Une assemblée générale spéciale peut être convoquée : sur ordre du président, - Par résolution du conseil d’administration – par requête écrite d’au moins 10 % des membres en règle spécifiant le but de la réunion. L’avis de convocation de l’assemblée générale spéciale doit être

accompagné d’un ordre du jour et aucun autre sujet que celui indiqué sur l’ordre du jour ne pourra être discuté.

3.5 Avis de convocation : L’Avis de convocation sera expédié aux membres, par biais des délégués ou par courriel et/ou sera affiché sur le site internet de l’association au moins sept jours à l’avance. Il devra mentionner le lieu, la date et l’heure de l’assemblée ainsi que les principaux objets.

3.6 Quorum : Le nombre de membres présents à l’assemblée générale ou à l’assemblée spéciale constitue le quorum.

 

4. Votation

4.1 Tout villégiateur de (article 2.2) peut assister à l’assemblée générale, mais seuls les membres en règle ou les personnes désignés avec procuration ont le droit de vote durant les assemblées générales.

4.2 À toutes les assemblées générales, le vote sur quelque sujet que ce soit est un vote à main levée.

4.3 Scrutin secret : le vote est pris au scrutin secret lorsque le président ou au moins 10 % des membres le demandent. En cas d’élection aux postes de directeurs du comité exécutif, l’article 5.3 s’applique.

 

5. Exécutif

5.1 L’Association sera administrée par un conseil d’administration comportant des membres élus.

• 5.1.a) Durée des fonctions : Chaque membre du conseil administratif demeure en fonction pour une période de deux ans.

• 5.1.b) : Éligibilité : Tout membre en règle de l’Association peut être élu membre exécutif.

 

5.2 Mise en candidature : En temps normal, les mises en candidatures se feront lors de l’assemblée générale. Dans le cas où le futur candidat prévoit ne pas être présent à l’assemblée générale, sa mise en candidature devra être signée par au moins trois membres en règle et être présentée au secrétaire de l’assemblée générale.

5.3 Renouvellement : chaque membre du conseil administratif demeure en fonction pour une période de deux ans.  Puisque le conseil administratif a des administrateurs qui ont été élus pendant des années paires et impaires, le conseil administratif évite ainsi que tous les administrateurs soient remplacés par un nouveau groupe entier.  Ceci assurera la pérennité du conseil administratif avec un groupe en alternance. ( Voir années de mandat au point 8)

5.4 Mandat : Il est attendu qu’un membre du conseil administratif sortant soit rééligible pour un autre mandat.

5.5 Démission : Tout membre de l’exécutif peut démissionner en tout temps de ses fonctions en faisant parvenir au secrétaire de l’association, par courrier, une lettre de démission. Cette démission prend effet à compter de la date de son envoi ou à toute autre date ultérieure indiquée par le membre démissionnaire. L’exécutif peut alors nommer, par résolution officielle, un autre membre de l’association pour occuper le poste vacant.

5.6 Transitoire : Après démission ou élection, il y aura une période transitoire de trois mois et ceci afin de garder une continuité dans la bonne marche des affaires de l’association.

5.7 Réunions du conseil d'administration : Le conseil d'administration doit se réunir au moins deux fois par année, la réunion étant convoquée par le secrétaire à la demande du président ou d’un des membres du conseil. Le président détermine la date, l’heure, la façon de convoquer et la conduite des réunions du conseil d’administration. Le président préside les réunions et, en son absence, le vice-président le remplace.

5.8 Avis de convocation du conseil d’administration : Un avis de convocation, indiquant l’endroit, la date, l’heure et la proposition de l’ordre du jour de la réunion, doit parvenir à chacun des membres du conseil d’administration au moins un mois avant la date de la réunion.

5.9 Quorum du conseil Administratif : Quorum du conseil administratif : On dit que le Quorum est atteint lorsque 50% des membres du conseil élus est atteint

 

6. Devoir du conseil Administratif

6.1 Comité exécutif : Il se compose du président, vice-président, secrétaire, trésorier et d’un directeur ou plus.

6.2 Président : Le président est le représentant officiel de l'association. Il doit présider les réunions des membres de l'association et du conseil d'administration. Il signe tout document qui engage l'association. Il présente le rapport annuel des activités du conseil d'administration à l'assemblée générale annuelle. Il fait partie d'office de tous les sous-comités que forme le conseil d'administration. Le président pose tous les gestes requis ou autorisés par la loi et il possède tous les pouvoirs et les devoirs que lui attribuent les règlements de l'association.

6.3 Vice-président : Le vice-président doit, en cas d'absence, de mortalité, d'incapacité ou de démission du président, remplacer ce dernier, pour la fin de son mandat et il possède tous les pouvoirs et tous les devoirs que lui confie le conseil d'administration. En l'absence du président et du vice-président, le conseil d'administration choisit un président parmi les membres présents à la réunion.

6.4 Secrétaire : Le secrétaire rédige les comptes rendus de toutes les réunions dans un livre fourni à cet effet. Il doit voir à ce que tous les avis de convocation soient donnés en conformité avec les règlements de l'association ou de la Loi. Le secrétaire doit aussi voir à ce que tous les liens, rapports, certificats et autres documents et registres exigés par la Loi soient correctement mis à jour et classés.

6.5 Trésorier : Il est le gardien des fonds, des investissements, des dettes et de tous les documents et de valeur de l'association qu'il doit déposer au nom et au crédit de l'association dans une banque ou une caisse populaire désignée par le conseil d'administration. Il tient une comptabilité des affaires de l'association et fournit tout rapport financier exigé. Il présente le rapport financier annuel à l'assemblée générale. De plus, il devra faire parvenir à chacun des membres du conseil d’administration une copie de l’état financier de chaque année. Si nouveau président : il sera le seul à signer les chèques et aura droit de signature qu’à compter de la 2e  année seulement.

6.6 Directeur : Il s’acquitte de toute responsabilité que peut lui confier le conseil d’administration et l’informe du travail effectué.

6.7 Rémunération : Les membres de l’exécutif ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat.

6.8 Frais de remboursement : Les frais de déplacement avec reçu à l’appui, des représentations de même que les coûts du matériel directement reliés au travail de l’association seront remboursés selon la politique en vigueur votée par l’exécutif.

6.9 Disqualification : Le mandat d’un membre du conseil d’administration ou du comité exécutif prend fin notamment : s’il cesse d’être membre, ou par un comportement inapproprié, déclaré inapte par un tribunal d’une autre province ou d’un autre pays ; ou s’il décède.

 

7 Fonctionnalité du conseil d’administration

7.1 Signature : Les chèques et autres documents de négociation commerciale peuvent être encaissés, acceptés, endossés et signés par le trésorier et/ou le président.

7.2 Un bilan financier doit être présenté annuellement à l’assemblée générale annuelle ou spéciale de l’association

7.3 Amendement : Toute proposition pour amender la constitution ou les règlements devra porter la signature de trois membres en règle et parvenir, par écrit, au secrétariat de l’association, au moins soixante jours avant la date de l’assemblée générale annuelle où ladite proposition doit être soumise. Le secrétaire fera parvenir à tous les membres le texte des propositions soumises au moins 30 jours avant la tenue de l’assemblée.

7.4 L'année fiscale de l’association se termine le 30 novembre de chaque année.

7.5 Fichier Corporation : L’association tient à son siège social des fichiers contenant 

  • 7.5. a) : Acte constitutif et ses règlements,

  • 7.5. b) Nom de toutes les personnes qui sont ou qui ont été membres; et l’adresse de chaque personne pendant qu’elle est membre et ainsi que leur adresse courriel.

  • 7.5. c) le nom, prénom, adresse de chaque administrateur en indiquant, à chaque mandat, son titre la date à laquelle il commence et celle à laquelle il termine.

  • 7.5. d) Un registre contenant les comptes rendus et les résolutions écrits des réunions du conseil et de l’exécutif.

  • 7.5. e) Un registre contenant les comptes rendus et les résolutions écrites des assemblées des membres.

 

8. Adoption du règlement : Le présent règlement dit, de no 1 à 9 inclusivement a été approuvé par le conseil d’administration. L’officialisation est le 22 novembre 2022 à Trois-Rivières, QC.

 

Signature et fonction des membres du conseil Administratif:

 

 

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Président                                                   Pierre Carreau                                       Fin de mandat Novembre 2023

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Vice-président                                          Alex-Ann Riopel                                   Fin de mandat Novembre 2024

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Directeur de projets                                 Luc Goudreault                                    Fin de mandat Novembre 2023

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Trésorier                                                     Steve Ouellet                                        Fin de mandat Novembre 2024

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Directeur de projets adjoint                   Mario Payeur                                          Fin de mandat Novembre 2024

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Directeur des communications             Jean-Pierre Veillette                             Fin de mandat Novembre 2024

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Secrétaire                                                  Sandra Pitre                                            Fin de mandat Novembre 2023

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